La semaine dernière encore, un client m’appelait, légèrement paniqué, parce qu’il venait de réaliser — à l’occasion d’une cession de parts — qu’il n’avait jamais tenu de registre d’assemblée générale depuis la création de sa SARL, trois ans plus tôt. Toutes les décisions avaient bien été prises, les comptes approuvés, les gérants nommés… mais rien n’était consigné nulle part dans un document en règle. Résultat : des négociations compliquées avec le repreneur, des délais allongés, et un stress évitable.
Mon objectif aujourd’hui est simple : vous expliquer ce qu’est le registre d’assemblée générale, pourquoi il mérite votre attention dès le premier jour de vie de votre société, et comment le tenir correctement — sans que cela vous prenne plus d’une heure par an.
Qu’est-ce qu’un registre d’assemblée générale ?
Imaginez un journal de bord officiel pour votre société. Chaque fois que les associés ou actionnaires se réunissent pour prendre une décision importante — approuver les comptes, nommer un dirigeant, modifier le capital, changer de siège social — cette décision doit être consignée dans un document appelé procès-verbal (ou PV). Le registre d’assemblée générale, c’est le classeur — physique ou numérique — qui regroupe tous ces PV dans l’ordre chronologique.
Sa valeur est avant tout probatoire : il prouve qu’une décision a bien été prise, par qui, quand, et dans quelles conditions. En cas de litige entre associés, de contrôle fiscal, de cession de l’entreprise ou simplement de demande d’une banque, c’est ce registre que l’on vous demandera de produire. Sans lui, une décision pourtant réelle peut devenir impossible à prouver devant un juge.
Dans ma pratique, je compare souvent ce registre à un acte notarié : personne ne le lit tous les jours, mais le jour où vous en avez besoin, il vaut de l’or.
Le registre des AG est-il obligatoire ? La réponse dépend de votre statut
Pour les sociétés pluripersonnelles (plusieurs associés)
L’obligation est claire pour les SARL. L’article R. 221-3 du Code de commerce, consultable sur Légifrance, impose que les procès-verbaux des décisions collectives soient établis sur un registre spécial tenu au siège social. Ce registre doit être coté et paraphé — j’y reviens plus bas.
La même logique s’applique aux SCI, aux SAS et aux SA : même si les textes varient légèrement selon la forme sociale, l’obligation de consigner les décisions collectives dans un registre est constante. Pour les SAS en particulier, Service-Public.fr précise que les décisions peuvent être prises en assemblée, par consultation écrite ou par tout autre moyen prévu par les statuts — mais dans tous les cas, elles doivent être formalisées par un PV.
Pour les sociétés unipersonnelles (associé unique)
Oui, l’obligation existe aussi pour vous. L’associé unique d’une EURL ou d’une SASU ne tient pas d’assemblée au sens strict — il prend ses décisions seul — mais il doit les consigner dans un registre des décisions de l’associé unique. C’est exactement le même principe, juste adapté à la réalité d’une société à une seule personne.
L’erreur que je vois le plus souvent : les entrepreneurs en SASU pensent que, puisqu’ils sont seuls, les formalités ne s’appliquent pas à eux. C’est faux. La forme juridique de la société existe indépendamment de vous, et ses décisions doivent être tracées.
Le vrai risque en cas d’absence de registre
Il n’existe pas d’amende directe et automatique pour l’absence de registre. Mais un juge peut parfaitement annuler une décision cruciale — une augmentation de capital, une modification de gérance — si elle n’est pas prouvée par un PV versé dans un registre en règle. C’est alors la responsabilité personnelle du dirigeant qui peut être engagée. Sans compter les blocages pratiques lors d’une levée de fonds ou d’une cession.
Que doit contenir un procès-verbal d’assemblée générale ?
Un PV bien rédigé est un PV qui répond aux questions essentielles : qui, quoi, quand, comment, résultat. Concrètement, chaque procès-verbal doit mentionner :
- La date, l’heure et le lieu de la réunion (ou de la consultation)
- L’identité des associés présents ou représentés, avec leur nombre de parts ou d’actions
- L’ordre du jour tel qu’il avait été communiqué
- Un résumé des débats et des échanges significatifs
- Le texte intégral de chaque résolution soumise au vote
- Le résultat du vote : nombre de voix pour, contre, abstentions
- La signature du président de séance (et du secrétaire si prévu par les statuts)
Ce que je recommande à mes clients : ne pas rédiger les PV “à la va-vite” des mois après la réunion. Un PV daté du 15 mars et rédigé en novembre, ça se voit, et ça fragilise sa valeur probante. Prenez l’habitude de formaliser dans les jours qui suivent l’assemblée.
Comment tenir le registre : papier ou dématérialisé ?
Registre Papier vs. Registre Dématérialisé : Que choisir ?
| Critère | Papier | Dématérialisé |
|---|---|---|
| Sécurité | Risque de perte, vol, incendie | Haute (serveurs sécurisés, sauvegardes) |
| Accessibilité | Uniquement au siège social | Accessible à distance par les ayants droit |
| Coût | Faible à l’achat (15-30 €) | Abonnement annuel (variable selon la solution) |
| Valeur juridique | Totale si coté et paraphé | Totale si horodatage et signature électronique qualifiée |
| Praticité au quotidien | Simple, sans outil | Nécessite un service dédié |
La version papier traditionnelle
C’est la solution la plus répandue, surtout pour les petites structures. Vous achetez un registre vierge à reliure solide — comptez entre 15 et 30 € en papeterie spécialisée ou sur les sites dédiés au matériel juridique — vous le faites coter et parapher (voir section suivante), et vous y collez ou cousez vos PV au fur et à mesure.
Avantage : c’est concret, pas de technologie à maîtriser, et le document est immédiatement présentable. Inconvénient : un seul exemplaire, qui peut brûler, se perdre, ou se détériorer avec le temps.
La version électronique (dématérialisée)
Depuis quelques années, la dématérialisation des registres légaux est pleinement reconnue. Des solutions comme Monjuridique.infogreffe.fr, mentionnée par Bpifrance Création, permettent de gérer l’intégralité de la vie juridique d’une société en ligne.
Pour qu’un registre électronique ait la même valeur juridique qu’un registre papier coté et paraphé, deux conditions sont indispensables : un horodatage certifié (qui prouve la date de création du document) et une signature électronique qualifiée (qui garantit l’identité du signataire et l’intégrité du fichier). Sans ces deux éléments, le document n’a pas de valeur probante suffisante.
En pratique, je constate que les sociétés avec plusieurs associés géographiquement dispersés, ou celles qui ont un volume élevé de décisions à prendre, bénéficient vraiment de la dématérialisation. Pour une petite SARL familiale avec deux associés au même endroit, le registre papier reste souvent la solution la plus simple.
La cote et le paraphe : la formalité qui officialise votre registre
Qu’est-ce que ça signifie concrètement ?
“Coter et parapher” un registre, c’est le faire certifier par une autorité officielle pour garantir qu’aucune page ne pourra être ajoutée, supprimée ou modifiée après coup. C’est une sorte de sceau d’authenticité apposé sur le registre vierge, avant même que vous n’y inscriviez quoi que ce soit.
La cote, c’est la numérotation officielle des pages, apposée par l’autorité compétente. Le paraphe, c’est la signature ou le cachet apposé sur chaque feuillet (ou sur le premier et le dernier) pour en certifier l’intégrité.
Précision importante issue de Service-Public.fr : pour certaines formes sociales, la cote et le paraphe ne sont pas une obligation légale absolue — mais pour les SARL, l’article R. 221-3 du Code de commerce les impose explicitement. Et dans tous les cas, un registre coté et paraphé a une valeur probante nettement supérieure. Je le recommande systématiquement à tous mes clients, quelle que soit leur forme juridique.
Comment faire coter et parapher votre registre ?
Achat du registre
Procurez-vous un registre vierge à reliure solide, avec des pages numérotées ou à numéroter. Comptez entre 15 et 30 € en papeterie juridique spécialisée.
Numérotation
Numérotez chaque page (feuillet) de manière continue, sans rature ni correction. Si votre registre est déjà pré-numéroté, vérifiez que la numérotation est complète.
Dépôt auprès de l’autorité compétente
Présentez le registre vierge soit au greffe du Tribunal de commerce de votre ressort, soit à la mairie du siège social de votre société. Les deux options sont légalement valables.
Validation officielle
L’officier compétent appose son cachet (paraphe) sur chaque page ou sur les feuillets de début et de fin, puis une mention de clôture (la cote) indiquant le nombre total de pages certifiées. Votre registre est prêt à être utilisé.
Cette démarche est généralement gratuite ou très peu coûteuse. Elle prend moins d’une demi-heure. Je préviens toujours mes clients que c’est l’une des formalités les plus simples de toute la vie juridique d’une société — et pourtant l’une des plus souvent oubliées.
Où conserver le registre et combien de temps ?
Le registre doit être conservé au siège social de la société, et tenu à la disposition des associés qui souhaitent le consulter. Ce n’est pas un document à ranger dans un tiroir personnel chez le dirigeant : il appartient à la société.
Concernant la durée de conservation, la règle pratique est de conserver les registres pendant toute la durée de vie de la société, puis au minimum cinq ans après sa dissolution. Dans mon expérience, je conseille de ne jamais détruire un registre d’AG : son coût de conservation est nul (quelques centimètres d’étagère), et sa valeur en cas de litige peut être considérable.
FAQ : Vos questions sur le registre d’assemblée générale
Le registre des assemblées générales est-il obligatoire pour une SASU ou une EURL ?
Oui. Même si vous êtes seul associé, vous devez consigner vos décisions dans un registre des décisions de l’associé unique. Les décisions courantes — approbation des comptes annuels, modification des statuts, nomination du dirigeant — doivent toutes y figurer. La forme est allégée par rapport à une assemblée pluripersonnelle, mais l’obligation de formalisation reste entière.
Comment faire coter et parapher un registre d’assemblée générale ?
Présentez votre registre vierge, avec ses pages numérotées, soit au greffe du Tribunal de commerce compétent pour votre siège social, soit à la mairie de votre siège social. La procédure est simple, rapide et généralement gratuite. Consultez Service-Public.fr pour les coordonnées du greffe le plus proche.
Peut-on tenir un registre d’assemblée générale sous forme électronique ?
Oui, à condition de respecter deux exigences cumulatives : un horodatage certifié et une signature électronique qualifiée sur chaque PV. Des solutions dédiées comme celle proposée via Infogreffe permettent de remplir ces conditions. Un simple fichier Word ou PDF non signé électroniquement n’a pas de valeur probante suffisante.
Où doit-on conserver le registre des assemblées générales ?
Au siège social de la société, accessible aux associés qui en font la demande. En cas de dématérialisation, la plateforme utilisée doit garantir un accès permanent aux personnes habilitées. Ne conservez jamais le registre uniquement chez vous, à titre personnel : il appartient à la société, pas à son dirigeant.
Que se passe-t-il si je n’ai jamais tenu de registre depuis la création de ma société ?
C’est une situation que je rencontre régulièrement. La bonne nouvelle : il est possible de régulariser, en reconstituant les PV des décisions passées avec les dates réelles et en les versant dans un registre fraîchement coté et paraphé. Ce n’est pas idéal sur le plan de la forme, mais c’est infiniment mieux que de ne rien avoir. Je vous conseille de faire appel à un juriste pour cette régularisation, notamment si une cession ou une levée de fonds est en vue.
Bien tenir son registre : une habitude simple, une protection solide
Le registre d’assemblée générale n’est pas une contrainte administrative de plus. C’est la mémoire juridique de votre société — la preuve que vous gérez votre entreprise sérieusement, que vos décisions sont légitimes, et que vous pouvez en rendre compte à tout moment. En vingt ans de pratique, j’ai vu des cessions capoter, des conflits entre associés s’envenimer, et des dirigeants mis en difficulté, uniquement parce que ce registre n’existait pas ou était mal tenu.
La bonne nouvelle : c’est l’une des obligations les plus simples à honorer. Un registre acheté une fois, coté et paraphé en une demi-heure, et quelques PV rédigés chaque année — c’est tout ce qu’il faut. Si vous souhaitez déléguer cette partie à un professionnel, mon cabinet Jurixa propose un service de secrétariat juridique annuel à partir de 300 €, qui inclut la rédaction de vos PV, la tenue de votre registre et toutes les formalités associées. Vous vous concentrez sur votre activité, je m’occupe du reste.
