Un associé de SAS m’a récemment contactée après qu’un autre actionnaire ait demandé l’annulation d’une assemblée tenue six mois plus tôt. Le motif : l’absence de feuille de présence. Six mois de décisions remis en cause pour un simple document d’une page. Ce genre de situation, je la rencontre régulièrement. La feuille de présence en assemblée générale est un sujet que beaucoup considèrent comme secondaire, alors qu’elle constitue une pièce juridique fondamentale pour la validité de vos délibérations.
Qu’est-ce qu’une feuille de présence d’assemblée générale ?
La feuille de présence est le document qui recense l’identité de chaque associé ou actionnaire présent, représenté ou ayant voté à distance lors d’une assemblée générale. Elle permet de constater officiellement qui participe aux délibérations et de vérifier que le quorum requis est bien atteint avant de voter.
Concrètement, c’est un tableau signé par chaque participant à l’entrée de la salle (ou au début de la visioconférence), puis certifié exact par le président de séance. Ce document est ensuite annexé au procès-verbal d’assemblée, avec les éventuels pouvoirs de représentation.
Le fondement légal de la feuille de présence se trouve aux articles L225-114 et R225-95 du Code de commerce. Ces textes s’appliquent directement aux SA et servent de référence pour les autres formes sociales.
La feuille de présence est-elle obligatoire dans toutes les sociétés ?
C’est la question que mes clients me posent le plus souvent. Et la réponse dépend de la forme juridique de votre société.
Sociétés anonymes (SA)
Pour les SA, la feuille de présence est une obligation légale stricte prévue par l’article L225-114 du Code de commerce. Son absence entraîne la nullité obligatoire des délibérations. Aucune marge de manoeuvre ici : sans ce document, l’ensemble des décisions votées peut être annulé par le tribunal de commerce.
SAS et SARL
La situation est plus nuancée. Le Code de commerce ne prévoit pas explicitement l’obligation de tenir une feuille de présence pour les SAS et les SARL. En pratique, c’est une grave erreur de s’en passer. Les statuts de la société peuvent imposer cette formalité, et même sans clause statutaire, la jurisprudence considère que l’absence de feuille de présence fragilise la preuve du quorum et la validité des votes.
Je recommande systématiquement à mes clients d’établir une feuille de présence, quelle que soit la forme juridique. Le coût est nul (un simple tableau suffit) et la sécurité juridique est considérable.
SCI
Les assemblées de SCI ne sont soumises à aucune obligation légale spécifique concernant la feuille de présence. Toutefois, je conseille vivement de l’établir, en particulier dans les SCI familiales où les conflits entre associés ne sont pas rares. En cas de litige, ce document constitue une preuve irremplaçable.
EURL et SASU
L’associé unique prend ses décisions seul et les consigne dans un registre des décisions. La feuille de présence n’a logiquement pas lieu d’être dans ce cas.
Même en l’absence d’obligation légale, établir une feuille de présence prend cinq minutes et peut vous éviter des mois de contentieux. Mon conseil : intégrez systématiquement cette formalité dans vos statuts pour lui donner une force contraignante.
Les mentions obligatoires de la feuille de présence
L’article R225-95 du Code de commerce liste les mentions que doit contenir la feuille de présence. Voici le détail de ce qu’il faut y faire figurer.
Informations sur la société
En tête de document, vous devez indiquer :
- La dénomination sociale de la société
- La forme juridique (SA, SAS, SARL, SCI)
- Le montant du capital social
- L’adresse du siège social
- Le numéro d’immatriculation RCS
- La date, l’heure et le lieu de l’assemblée
- La nature de l’assemblée (ordinaire, extraordinaire, mixte)
Informations sur chaque participant
Pour chaque associé ou actionnaire présent, la feuille doit mentionner :
- Les nom, prénom et domicile (ou la dénomination sociale et le siège pour les personnes morales)
- Le nombre de parts sociales ou d’actions détenues
- Le nombre de droits de vote attachés
- La signature du participant
Cas des associés représentés
Lorsqu’un associé se fait représenter par un mandataire, la feuille de présence doit indiquer :
- L’identité de l’associé absent
- L’identité du mandataire
- Le nombre de voix exercées par procuration
Les pouvoirs (mandats écrits) doivent être annexés à la feuille de présence. Chaque pouvoir doit préciser : l’identité du mandant et du mandataire, la date et le lieu de l’assemblée, la dénomination de la société et la mention “bon pour pouvoir”.
Le rôle du président de séance
Le président de l’assemblée joue un rôle central dans la gestion de la feuille de présence. C’est lui qui la fait circuler, vérifie les signatures et la certifie exacte à la clôture de l’émargement.
La formule de certification est la suivante : “Je certifie l’exactitude des informations inscrites sur la feuille de présence ainsi que le nombre d’associés présents à l’assemblée générale.” Elle doit figurer en bas du document, suivie de la date, du nom et de la signature du président.
Cette certification est importante car elle engage la responsabilité du président. Si la feuille contient des informations volontairement erronées, le Code pénal prévoit la qualification de faux en écriture de commerce, un délit passible de sanctions pénales.
Établir une feuille de présence fictive ou falsifiée constitue un faux en écriture de commerce au sens de l’article 441-1 du Code pénal. Les peines encourues vont jusqu’à 3 ans d’emprisonnement et 45 000 € d’amende.
Quorum et feuille de présence : le lien direct
La feuille de présence n’est pas qu’un document administratif. Elle sert de base au calcul du quorum, c’est-à-dire le nombre minimum de voix qui doivent être représentées pour que l’assemblée puisse valablement délibérer.
Quorum par type d'assemblée et de société
| Type d’assemblée | SA / SAS (si statuts) | SARL |
|---|---|---|
| AGO (1re convocation) | 1/5 des droits de vote | Aucun quorum légal |
| AGO (2e convocation) | Aucun quorum | Aucun quorum légal |
| AGE (1re convocation) | 1/4 des droits de vote | 1/4 des parts sociales |
| AGE (2e convocation) | 1/5 des droits de vote | 1/5 des parts sociales |
Si le quorum n’est pas atteint, l’assemblée ne peut pas se tenir et les résolutions votées seraient nulles. La feuille de présence est le seul document qui permet de le prouver de manière incontestable. Sans elle, tout associé mécontent pourrait soutenir que le quorum n’était pas réuni.
Les sanctions en cas d’absence ou d’irrégularité
Les conséquences d’une feuille de présence absente ou mal rédigée sont plus graves que ce que la plupart des dirigeants imaginent.
Annulation des délibérations
En SA, l’article L225-114 alinéa 3 est formel : en cas de non-respect des règles relatives à la feuille de présence, les délibérations peuvent être annulées. La jurisprudence est constante sur ce point.
Pour les SAS et les SARL, le risque d’annulation existe également lorsque l’irrégularité de la feuille (ou son absence) empêche de vérifier le quorum ou la majorité. Un associé minoritaire qui conteste une décision peut demander au juge de constater que rien ne prouve que les conditions de vote étaient réunies.
Impossibilité de prouver le vote
Sans feuille de présence, le procès-verbal perd une grande partie de sa force probante. Comment démontrer qu’un associé détenant 30 % du capital était bien présent et a voté favorablement si aucun document ne l’atteste ?
Responsabilité du dirigeant
Le dirigeant qui néglige cette formalité engage sa responsabilité personnelle. En cas de préjudice lié à l’annulation d’une décision (nomination d’un dirigeant, distribution de dividendes), les associés peuvent se retourner contre lui.
Dans les SCI familiales, l’absence de feuille de présence est l’un des motifs les plus fréquemment invoqués pour contester les décisions d’assemblée. Je le constate dans au moins un dossier sur trois impliquant un conflit entre associés.
Modèle de feuille de présence : les bonnes pratiques
Pour que votre feuille de présence remplisse pleinement son rôle, voici la structure que je recommande à tous mes clients.
En-tête du document
Indiquez la dénomination sociale, la forme juridique, le capital social, l’adresse du siège, le numéro RCS, puis la date, l’heure et le lieu de l’assemblée, ainsi que sa nature (AGO, AGE ou mixte).
Tableau d’émargement
Créez un tableau avec les colonnes suivantes :
- Nom et prénom (ou dénomination sociale)
- Domicile (ou siège social)
- Nombre de parts/actions détenues
- Nombre de droits de vote
- Présent / Représenté / Vote par correspondance
- Nom du mandataire (si représenté)
- Signature
Ligne de totalisation
En bas du tableau, totalisez le nombre de parts ou actions et le nombre de droits de vote présents ou représentés. Comparez ce total au quorum requis et indiquez si le quorum est atteint.
Certification du président
Terminez par la formule de certification, la date, le nom et la signature du président de séance.
Assemblée en visioconférence : comment gérer la feuille de présence ?
Depuis la crise sanitaire, la tenue d’assemblées par visioconférence s’est généralisée. La feuille de présence reste tout aussi nécessaire, mais elle demande quelques adaptations.
L’article R225-97 du Code de commerce autorise la participation à distance, à condition que les statuts le prévoient. La feuille de présence doit alors mentionner le mode de participation de chaque associé : en personne, par visioconférence, par vote électronique ou par correspondance.
Pour la signature, je recommande la signature électronique qualifiée, qui offre la même valeur juridique que la signature manuscrite et garantit l’identification certaine de chaque participant.
Les erreurs que je rencontre le plus souvent
Après vingt ans de pratique, j’ai identifié les erreurs récurrentes que les dirigeants commettent.
Oubli des mentions légales en en-tête. Beaucoup se contentent d’un simple tableau de signatures sans identifier la société ni le type d’assemblée. Le document perd toute valeur probante.
Absence de mention des droits de vote. Indiquer le nombre de parts sans préciser les droits de vote est insuffisant, surtout quand les statuts prévoient des actions à droit de vote double.
Pouvoirs non annexés. Quand un associé est représenté, le pouvoir écrit doit être joint à la feuille. Un simple nom noté ne suffit pas : il faut la procuration signée par le mandant.
Pas de certification du président. Sans la formule de certification et la signature du président de séance, le document est incomplet.
Pas de conservation. Les feuilles doivent être conservées au siège social pendant trois exercices minimum. Tout actionnaire peut en demander communication.
Questions fréquentes
La feuille de présence est-elle obligatoire en SAS ?
Le Code de commerce ne l’impose pas expressément pour les SAS, contrairement aux SA. Toutefois, si les statuts de votre SAS prévoient cette formalité, elle devient obligatoire. Dans tous les cas, je la recommande systématiquement pour sécuriser vos délibérations et prouver le quorum.
Qui doit signer la feuille de présence ?
Chaque associé ou actionnaire présent doit la signer. Si un associé est représenté, c’est le mandataire qui signe. Le président de séance certifie ensuite l’exactitude du document avec sa propre signature.
Que risque-t-on si la feuille de présence est absente ?
En SA, les délibérations peuvent être annulées (article L225-114). Dans les autres sociétés, l’absence de feuille affaiblit considérablement la preuve du quorum et facilite la contestation des décisions par tout associé mécontent.
Combien de temps faut-il conserver les feuilles de présence ?
La loi impose une conservation au siège social pendant les trois derniers exercices. Tout actionnaire peut en demander communication pendant cette période. En pratique, je recommande de les conserver au-delà, avec l’ensemble des PV d’assemblée.
Peut-on établir une feuille de présence électronique ?
Oui, à condition d’utiliser un procédé d’identification fiable (signature électronique qualifiée) et de garantir l’intégrité du document. La feuille de présence dématérialisée a la même valeur juridique que le format papier si ces conditions sont remplies.
Quelle différence entre feuille de présence et feuille d’émargement ?
Les deux termes désignent le même document. “Feuille d’émargement” est l’appellation courante, “feuille de présence” est le terme juridique utilisé dans le Code de commerce.
